Geschäftsordnung
des Datenschutzbeirates der TU Graz

Rektoratsbeschluss 095/2016 vom 11.10.2016
Rektoratsbeschluss 081/2017 vom 3.8.2017
Rektoratsbeschluss 083/2017 vom 16.8.2017


§ 1 Aufgaben des Beirates

(1) Dem Beirat obliegt die Beratung der/des Datenschutzbeauftragten und des Rektorates in wichtigen und grundsätzlichen Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit.
(2) Der Beirat gibt in Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit Empfehlungen ab und erarbeitet Richtlinien als Vorschlag an das Rektorat.

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§ 2 Zusammensetzung des Beirates

(1) Der Beirat besteht aus 13 Mitgliedern, welche von folgenden Gremien bzw. Organisationseinheiten nominiert werden:

  • Datenschutzbeauftragte(r)
  • Stv. Datenschutzbeauftragte(r)
  • 3 Vertreter(innen) Rektorat
  • 2 Vertreter(innen) Senat
  • 1 Vertreter(in) Betriebsrat wissenschaftliches Personal
  • 1 Vertreter(in) Betriebsrat allgemeines Personal
  • 1 Vertreter(in) Hochschülerschaft
  • 1 Vertreter(in) juristische Assistenz der Vizerektorin für Finanzen und Personal
  • 2 Vertreter(innen) ZID
Der/die Datenschutzbeauftragte bzw. der/die stellvertretende Datenschutzbeauftragte werden vom Rektorat bestellt.

(2) Das nominierende Gremium bzw. die nominierende Organisationseinheit ist jederzeit berechtigt, ein Mitglied abzuberufen und ein neues Mitglied zu benennen.

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§ 3 Vorsitzender des Beirates

(1) Den Vorsitz im Beirat führt, sofern das Rektorat nicht dafür gesondert ein Mitglied bestimmt, die/der Datenschutzbeauftragte der TU Graz. Ein Mitglied des Rektorates wird jedenfalls als stellvertretende(n) Vorsitzende(n) entsendet.

(2) Dem/Der Vorsitzenden obliegt die Führung der laufenden Geschäfte des Beirates sowie die Einberufung, Vorbereitung und Leitung der Sitzungen.

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§ 4 Einberufung zu Sitzungen des Beirates

(1) Der Beirat tritt nach Notwendigkeit, mindestens aber viermal im Kalenderjahr, zusammen.

(2) Die Einberufung erfolgt durch den/die Vorsitzende(n).

(3) Die Einberufung hat - Fälle der Dringlichkeit ausgenommen - schriftlich oder elektronisch und mindestens 10 Arbeitstage vor dem Sitzungstag zu erfolgen. Zugleich mit der Einladung sind die Punkte der Tagesordnung (vorläufige Tagesordnung) bekanntzugeben.

(4) Der/die Vorsitzende hat den Beirat unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb von vier Wochen einzuberufen, wenn mindestens ein Drittel der Mitglieder oder ein Mitglied des Rektorates dies durch schriftlichen Antrag verlangt.

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§ 5 Verhinderung eines Mitgliedes des Beirates an der Teilnahme einer Sitzung

Ist ein Mitglied (§ 2) verhindert, an einer Sitzung des Beirates teilzunehmen, so hat es dies unverzüglich dem/der Vorsitzenden mitzuteilen.
Zur Vertretung des verhinderten Mitgliedes kann zur Teilnahme an der Sitzung ein Ersatzmitglied benannt werden.

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§ 6 Beschlussfähigkeit des Beirates

Der Beirat ist beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder des Beirates ordnungsgemäß einberufen wurden und mindestens die Hälfte der Mitglieder anwesend ist.

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§ 7 Sitzungen des Beirates

(1) Sitzungen des Beirates sind nicht öffentlich, sofern nicht der Beirat die Öffentlichkeit der Sitzungen im einzelnen Fall beschließt. Der Beirat kann beschließen, dass zu bestimmten Tagesordnungspunkten Sachverständige zur Beratung beigezogen und Auskunftspersonen angehört werden.

(2) Der/Die Vorsitzende eröffnet und schließt die Sitzungen, leitet die Verhandlungen und stellt den ordnungsgemäßen Ablauf der Sitzungen sicher.

(3) Im Fall der Verhinderung der/des Vorsitzenden übernimmt dessen/deren Stellvertreter/in gemäß § 3 (1) der Geschäftsordnung des Beirates seine/ihre Aufgaben.

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§ 8 Abstimmung

(1) Zu einem gültigen Beschluss ist die Zustimmung von mehr als der Hälfte der anwesenden Mitglieder des Beirates erforderlich.

Die Stimmabgabe erfolgt in der Regel durch das Erheben der Hand. Der/Die Vorsitzende hat die Abstimmung durch Abgabe von Stimmzetteln anzuordnen, wenn dies von wenigstens der Hälfte der anwesenden Mitglieder verlangt wird.

(3) Ist ein Mitglied des Beirates zu einem Tagesordnungspunkt befangen, ist es nicht berechtigt, zu diesem Tagesordnungspunkt an der Sitzung teilzunehmen und darüber abzustimmen. Über die Befangenheit eines Mitgliedes des Beirates entscheidet der Beirat mit einfacher Mehrheit, wobei das betroffene Mitglied selbst nicht stimmberechtigt ist.

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§ 9 Protokolle

(1) Über die Sitzungen des Beirates ist ein Protokoll aufzunehmen.
Der/Die Vorsitzende übernimmt die Protokollführung. Dabei liefern die jeweils involvierten Mitglieder dieser/diesem Ihre Beiträge zu den relevanten Tagesordnungspunkten.

(2) Das vom Beirat in der nächsten Sitzung des Beirates genehmigte Protokoll ist vom Vorsitzenden zu unterfertigen.

(3) Jedes Mitglied des Beirates erhält eine Abschrift bzw. eine elektronische Version des Protokolls zugesandt.

(4) Die Protokolle sind vom Vorsitzenden aufzubewahren. Die Mitglieder des Beirates können in die Originalprotokolle Einsicht nehmen.

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§ 10 Durchführung der Beschlüsse

Der/Die Vorsitzende des Beirates hat für die Umsetzung der ordnungsgemäß gefassten Beschlüsse bzw. Weiterleitung der Empfehlungen des Beirates an den/die Datenschutzbeauftragte(n) und/oder das Rektorat zu sorgen.