Datenschutzerklärung zu Cisco Webex

Allgemeines

Für die Technische Universität Graz (nachfolgend „TU Graz“) hat der Schutz Ihrer Daten oberste Priorität. Alle unsere Verfahren und Prozesse gehen mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen konform. Wenn Sie „Cisco Webex Meeting“ oder „Cisco Webex Teams“ (IP-basierende Echtzeit-Kommunikationssysteme) verwenden, ist es notwendig Ihre personenbezogenen Daten für bestimmt Zwecke zu verarbeiten. Gemäß unserer gesetzlichen Verpflichtung informieren wir Sie daher in dieser Erklärung unter anderem über Art, Zweck und Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen. Sofern in dieser Datenschutzerklärung nichts Gegenteiliges angeführt ist, beachten Sie hinsichtlich der Datenverarbeitung im Zuge der Nutzung der Services die Datenschutzerklärung von „Cisco Webex Meetings“ (bis Seite 8) und „Cisco Webex Teams“.

Bitte beachten Sie, dass der Aufnahmemodus aktiviert ist, wenn im virtuellen Meetingraum am linken oberen Rand ein roter Punkt eingeblendet wird.

Verantwortlicher

Verantwortliche der Datenverarbeitung ist die Technische Universität Graz, Rechbauerstraße 12, 8010 Graz.

Personenkategorien und Datenkategorien

Die TU Graz verarbeitet im Zuge der Registrierung und Nutzung der Services folgende personenbezogene Daten:

Personen mit einem aufrechten Dienstverhältnis: Registrierungsinformationen, benutzergenerierte Informationen, Kalenderdaten vom Exchange-Server der TU Graz (z. B. Outlook-Kalender).
Studierende mit einem aktiven Studierenden-Profil in TUGRAZonline: Registrierungsinformation, benutzergenerierte Informationen, Kalenderdaten vom Webmail-System (z. B. Outlook-Kalender).

Zweck und Rechtsgrundlage

Registrierung im Webex-System um die Tools des Anbieters Cisco Ltd nutzen zu können.
Nutzung der Services durch Personen mit einem aufrechten Dienstverhältnis an der TU Graz sowie durch Studierende mit einem aktiven Studierenden-Profil in TUGRAZonline zur Verbesserung der Kommunikation und Erleichterung des Arbeits- und Studienalltages.

Die Registrierung im Webex-System und die damit notwendige Übermittlung von Daten aus dem Benutzer-Verzeichnis der TU Graz an die Cisco Ltd sowie die Nutzung des Services erfolgt aufgrund Ihrer freiwillig abgegebene Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie bei Studierenden aufgrund des öffentlichen Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.i V. m. § 3 UG und bei Personen mit aufrechten Dienstverhältnis aufgrund unseres überwiegenden berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bereitstellung von Tools zur Erbringung der Arbeitsleistung und der damit verbundenen erleichterten Kommunikation mit bzw. zwischen den Arbeitnehmer*innen.

Empfänger

Um das Service nutzen zu können, werden Ihre Daten an den Anbieter der Tools, die Cisco Ltd übermittelt. Ausgenommen davon sind die Kalenderdaten, die nur lokal synchronisiert werden. Da sich die Server nicht nur in der Europäischen Union befinden, kann eine Drittlandübermittlung nicht ausgeschlossen werden. Die TU Graz hat daher dementsprechende vertragliche Vorkehrungen mit der Cisco Ltd getroffen, um durch geeignete Garantien die Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus sicherzustellen (u. a. Privacy-Shield-Zertifizierung, Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission). Darüber hinaus garantiert die ISO/IEC 27001:2013 Zertifizierung der Cisco Ltd die Einhaltung der Datensicherheit.

Speicherfristen

Die Registrierungsinformationen, die benutzergenerierten Informationen sowie die Kalenderdaten werden im Zuge der Beendigung des TU Graz Accounts bzw. des Studierenden-Profils in TUGRAZonline sowohl auf den Servern der TU Graz als auch auf den Servern der Cisco Ltd gelöscht.

Bei aufrechtem Dienstverhältnis:
Haben Sie uns zur Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt, werden Ihre personenbezogenen Daten bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert. Es werden nur jene Daten gespeichert, die zum Zweck des Nachweises Ihrer Einwilligung bzw. Ihres Widerrufs notwendig sind. Ab dem Zeitpunkt des Widerrufs werden diese Daten drei Jahre aufbewahrt.

Bei berechtigtem Interesse:
Wir verarbeiten die Daten solange dies zur Wahrung der berechtigten Interessen notwendig ist bzw. solange bis (begründeter) Widerspruch erhoben wird.

Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten nur, wenn dafür gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder Verjährungsfristen betreffend potentieller Rechtsansprüche offen sind.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Übertragbarkeit, Einschränkung, Widerspruch und Löschung der Daten. Darüber hinaus besteht ein Widerrufsrecht gegen die Datenverarbeitung. Bedenken Sie aber, dass durch einen Widerruf die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt wird. Des Weiteren kann eine Ausübung dieser Rechte nicht zu einer Auflösung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten führen.

Bei datenschutzrechtlichen Anliegen oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@tugraz.at. Alle weiteren Informationen zum Thema Datenschutz an der TU Graz finden Sie unter datenschutz.tugraz.at.

Es besteht ferner ein Beschwerderecht an die Österreichische Datenschutzbehörde.